このページが必要なとき
- ナレッジベースで答えられない質問への AI の返信がしっくりこず、固定の文面でフォローしたい。
- グループチャットで AI が返信すべき発言に反応しなかったり、返信すべきでない発言に返信してしまったりするため、返信する内容としない内容を明確に書き分けたい。
- 顧客が購入意向を示したときや苦情が発生したときなど、重要な出来事を AI から責任者へ自動報告してほしい。
- 営業時間や料金表など頻出の質問には、毎回 AI に生成させず、固定内容をすぐ返したい。
アクセス方法
左側メニュー → 応答設定 → 返信ルール。開いたら、まず左側の「現在の管理ウィンドウ」を確認します。4つのカードはすべてこのウィンドウ単位で保存されるため、ウィンドウを切り替えると、表示されるのは別のウィンドウの設定です。ページ上部には常時「切り替えは個別に送信されます。編集した内容は保存が必要です。」と表示されています。
操作手順
1
「現在の管理ウィンドウ」を確認する
4つのカードはすべてウィンドウ単位で保存されます。編集を始める前に、左側の「現在の管理ウィンドウ」が設定したいウィンドウになっていることを確認します。判断の目安：ドロップダウンに目的のウィンドウ名が表示されていること。注意：未保存の内容がある状態でメニューやウィンドウを切り替えると、「未保存の変更を破棄しますか？」が表示されます。「編集を続ける」を選ぶと、このページに残って編集を続けられます。再読み込みやタブを閉じる操作は、ブラウザー標準の確認ダイアログで止められます。保存の実行中は「保存またはアップロードが完了してから移動してください。」と表示されます。
2
「答えが分からないときの返信」を設定する
まず「AI がそのまま送信する文面」の編集欄に送信する文面を書き、「返信内容を保存」をクリックしてから、見出しの右側にあるスイッチをオンにします。スイッチがオフのときのカードの説明は「現在、不確かな質問には返信しません。内容を編集・保存してから有効にできます。」、オンにすると「AI はここに入力した文面をそのまま送信します。」です。判断の目安：状態が「未保存」から「保存済み」または「保存済み · 適用未確認」に変わり、スイッチの横のバッジが「有効」になります。過去のバージョンを使うときは、「履歴」をクリックしてバージョンを1つ選び（例：「10月4日16:25バージョン」）、比較ダイアログで「現在の下書き」と「候補の内容」を確認してから「候補を適用」をクリックします。これは内容を編集欄に戻すだけなので、実際に反映するにはあらためて「返信内容を保存」を押す必要があります。注意：スイッチはオン・オフした時点で送信され、確認ダイアログはありません。文面を変更して保存していない場合、配信されるのはまだ古い文面です。
3
「スマートグループチャット」を設定する
まず「スマートグループチャット」のスイッチをオンにします（オンにすると2つのタブが表示されます）。次に「AIが返信する内容」と「AIが返信しない内容」の2つのタブで、それぞれルールを書きます。詳しく説明したり例を挙げたりしてかまいません。2つのタブの内容は、1つの「設定を保存」ボタンでまとめて保存されます。判断の目安：状態が「保存済み」または「保存済み · 適用未確認」になります。注意：スマートグループチャットのルールが実際に有効なのは WeChat・WeCom チャネルだけです。
4
「重要事項の自動報告」を設定する
まず「重要事項の自動報告」のスイッチをオンにし、編集欄にどのような状況で責任者へ自動報告すべきかを書きます（入力欄の案内は「責任者に自動で報告すべき状況を入力してください」）。タイミングと形式はできるだけ具体的に書き、たとえば「顧客が購入意向を繰り返し示したとき、深刻な暴言を伴う苦情を寄せたとき、契約書や見積書を求めたときに責任者へ報告します」のようにします。書き終えたら「設定を保存」をクリックします。判断の目安：状態が「未保存」ではなくなっていること。スイッチが「有効」になっていること。注意：報告を責任者に届けるには、先に 関係設定 で受信者を「責任者」に設定しておく必要があります。
5
「キーワード直接応答」を設定する
スイッチをオンにしたら、カード内でルールを管理します。「ルールを追加」で新規作成し、ルールは既定で折りたたまれているので、タイトルをクリックして展開して編集します。初めてスイッチをオンにしてルールがまだないときは、空のルールが1件自動的に用意されます。ルールが多いときは「キーワードまたは内容を検索」で絞り込めます。これは現在のリスト表示にだけ影響し、ルールの順序は変わりません。
- 「トリガーキーワード」：キーワードを入力して Enter で追加します。複数追加でき、いずれかに一致すると発動します。大文字小文字は区別しません。
- 「照合方式」：「完全一致」（問い合わせ全体がキーワードと完全に一致した場合のみ発動）または「部分一致」（問い合わせにキーワードが含まれていれば発動）を選びます。
- 「一致時に送信」：送信する内容を1件ずつ入力します。「行を追加」から「テキスト」「画像」「ファイル」を追加できます。順番に1件ずつ、最大6件まで送信されます。画像とファイルはアップロード後に「再アップロード」でき、一緒に送るテキストを添えることもできます。
- 「設定を保存」をクリックします。
- ルールはリストの順に照合され、最初に一致したルールの内容が送信され、AI による生成は行われません。リストの順序がそのまま照合順序になるため、より具体的なルールを前に置きます。
- 保存は設定全体の上書きです。「各ルールのキーワードと送信内容を入力してください」と表示されたときは、内容が不足しているルールが自動的に展開されます。
- 画像とファイルは1件あたり100MBを超えられません。スイッチをオフにしても止まるだけで、保存済みのルールは削除されません。
チェックポイント
- 左側の「現在の管理ウィンドウ」が目的のウィンドウになっている。
- 4つのカードのスイッチ状態が想定どおりで、変更したカードに「未保存」が表示されていない。
- 実際のチャネルで確認します。ナレッジベースにない質問を送り、固定のフォロー文が返るか確認する。グループにルールで書いた内容（または書いていない内容）を送り、AI が想定どおりに返信するか、黙っているかを確認する。キーワードに一致するメッセージを送り、すぐに固定内容が届くか確認する。
注意事項
「重要事項の自動報告」は「責任者」関係の連絡先に送信されます。関係設定 で責任者を設定していない場合、報告の送信先がありません。
「スマートグループチャット」のルールが実際に有効なのは WeChat・WeCom チャネルだけです。