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« Gestion des connaissances » sert à organiser les connaissances déjà enregistrées : gérer la structure des groupes (création, renommage, activation, désactivation), retrouver une connaissance par groupe ou par mot-clé, modifier son contenu, la reclasser ou la supprimer. Une suppression accidentelle place d’abord l’élément dans la corbeille, d’où il peut être restauré. Les nouvelles connaissances passent d’abord par Optimisation des connaissances avant d’être ajoutées à la base : c’est le contenu déjà enregistré que vous gérez ici.

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Quand en avez-vous besoin ?

  • Le contenu mémorisé par l’IA est inexact ou obsolète : vous devez retrouver la connaissance concernée pour la corriger ou la supprimer.
  • Les connaissances s’accumulent : vous voulez créer une structure de groupes pour séparer les différents domaines d’activité.
  • Une connaissance a été placée dans le mauvais groupe et doit être déplacée ; ou un groupe n’est plus utilisé et doit être désactivé.
  • Une connaissance a été supprimée par erreur et doit être restaurée, ou vous voulez vider définitivement la corbeille.

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Comment y accéder ?

Menu de gauche → Base de connaissances → Gestion des connaissances. La page s’ouvre par défaut sur « Structure du groupe » ; la barre de recherche en haut sert à retrouver les connaissances enregistrées : dès que vous saisissez un mot-clé, la page bascule sur les résultats. « Par défaut » est un groupe fourni par le système : il ne peut être ni renommé, ni supprimé, ni désactivé.
Page « Gestion des connaissances » : en haut, la barre de recherche avec le champ de mot-clé et les boutons « Plus de filtres », « Corbeille » et « Rechercher » ; en dessous, « Structure du groupe » liste chaque groupe sur une ligne avec son nom, le nombre de sous-groupes, le texte d'état et l'interrupteur, et le menu d'actions « ⋯ » en fin de ligne

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Étapes à suivre

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Gérer la structure des groupes : créer, renommer, activer/désactiver, supprimer

Dans « Structure du groupe », chaque groupe occupe une ligne : à gauche le nom du groupe (accompagné de « N sous-groupes » s’il en contient), à droite le texte d’état et l’interrupteur, et en fin de ligne le menu « ⋯ » avec « Modifier », « Ajouter un sous-groupe » et « Supprimer ».
  • Création : cliquez sur « ⋯ » à droite du titre « Structure du groupe » puis sur « Ajouter un groupe de premier niveau » pour créer un groupe racine ; pour créer un niveau inférieur, choisissez « Ajouter un sous-groupe » dans le menu « ⋯ » d’une ligne.
  • Renommage : « ⋯ » → « Modifier » ; le nom devient un champ de saisie (indication « Saisissez le nom du groupe »). Validez avec Entrée ou cliquez ailleurs pour terminer.
  • Activation/désactivation : cliquez sur l’interrupteur en fin de ligne ; le texte d’état passe alors à « Activer après l’enregistrement » ou « Désactiver après enregistrement » — ces mentions indiquent que la modification n’est pas encore écrite.
  • Suppression : « ⋯ » → « Supprimer », puis « Supprimer » dans la boîte de dialogue « Supprimer le groupe de connaissances ». Celle-ci précise « Ce groupe sera immédiatement retiré de la liste. » : cette action prend effet immédiatement, sans possibilité de récupération ; les autres modifications, elles, doivent être enregistrées.
Dès qu’une modification est en attente, la ligne affiche le marqueur « En attente » et « N modifications en attente » s’affiche à côté du titre ; cliquez sur « Enregistrer les modifications de groupe » en bas de page pour faire apparaître « Enregistrement réussi ». Critère : après l’enregistrement, le marqueur « En attente » disparaît et le texte d’état devient « Connaissances activées » ou « Connaissances désactivées ».Remarques :
  • Cliquer sur le nom d’un groupe sert à l’ouvrir, pas à le renommer : au dernier niveau, sans sous-groupe, la liste des connaissances du groupe s’affiche directement (voir l’étape suivante). Pour renommer, passez par « ⋯ » → « Modifier ».
  • Quatre niveaux au maximum : au 4e niveau, le menu « ⋯ » ne propose plus « Ajouter un sous-groupe ».
  • Après la désactivation d’un groupe, ses connaissances ne sont plus utilisées (effet après enregistrement) ; « Par défaut » reste toujours activé, son interrupteur est inactif et son menu ne contient ni « Modifier » ni « Supprimer ».
  • Un nouveau groupe sans nom empêche l’enregistrement : le message « Renseignez le nom de chaque groupe. » s’affiche.
  • Si vous quittez la page avec des modifications de groupe non enregistrées, la boîte de dialogue « Ignorer les modifications du groupe ? » s’affiche : « Annuler » vous laisse poursuivre vos modifications, « Ignorer les modifications » les abandonne.
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Trouver la connaissance à traiter : parcourir les groupes ou rechercher par mot-clé

Parcourir par groupe : dans « Structure du groupe », cliquez sur le nom d’un groupe pour descendre niveau par niveau ; à un niveau sans sous-groupe, la liste affiche directement les connaissances de ce groupe. Vous pouvez basculer entre « Questions et réponses » et « Connaissances sous forme de paragraphes » pour changer le type affiché, et « Retour » vous ramène au niveau précédent.Recherche par mot-clé : saisissez un mot-clé dans la barre de recherche en haut (indication « Saisissez le mot-clé de recherche ») ; après une courte pause, la page bascule sur les résultats. Vous pouvez aussi appuyer sur Entrée ou cliquer sur « Rechercher » pour lancer la recherche immédiatement. La recherche couvre toutes les connaissances enregistrées, sans être limitée au groupe que vous avez ouvert ; pour la restreindre, dépliez « Plus de filtres » :
  • « Type de contenu » : « Questions et réponses » ou « Connaissances sous forme de paragraphes » ;
  • « Portée des connaissances » : « Toutes les bases de connaissances », « Entreprise » ou « Personnel » ;
  • « Catégorie de connaissances » : limiter à un groupe précis ;
  • « Source » : filtrer par source de la connaissance (« Document », « Site Web », « Conversation avec un responsable », etc.).
Règle importante : si le mot-clé est vide et qu’aucun filtre n’est sélectionné (portée, groupe et source tous à « Tous »), aucune requête n’est lancée : la page affiche « Saisissez un mot-clé ou choisissez des filtres pour commencer la recherche » (texte d’accompagnement : « Pour éviter une recherche sans filtre, saisissez un mot-clé ou choisissez un périmètre de connaissances, un groupe et une source. »). Pour consulter directement un groupe, cliquez sur son nom ou choisissez-le dans « Catégorie de connaissances ».Les filtres appliqués s’affichent au-dessus de la liste (« Filtres appliqués ») ; vous pouvez les retirer un à un ou cliquer sur « Effacer les filtres ». Dans les résultats, cliquer sur la « Source des connaissances » d’un élément revient à filtrer rapidement par cette source.Critère : la liste présente ses résultats en colonnes « Contenu des connaissances », « Source des connaissances », « Catégorie de connaissances » et « Attribut des connaissances », avec en bas « N enregistrements au total · Page X sur Y ». Après une recherche lancée depuis « Structure du groupe », le bouton « Retour aux groupes » en haut à gauche permet de revenir à la liste des groupes.
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Modifier une connaissance, changer son groupe ou la supprimer

Modification : « ⋯ » → « Modifier » fait passer la ligne en mode édition — le titre devient un champ de saisie (indication « Saisissez le titre ») et le contenu un éditeur de texte enrichi (indication « Entrez le contenu ») ; pour joindre un fichier à la connaissance, cliquez sur « Insérer un fichier » (un fichier ne doit pas dépasser 100 Mo). Dès que vous modifiez quelque chose, le statut en bas passe de « Aucune modification à enregistrer » à « Modifications non enregistrées · Pas encore ajoutées à la base de connaissances », et « Enregistrer les modifications » ne devient cliquable qu’à ce moment. Après l’enregistrement, le message « Enregistrement réussi. Recalcul du score de correspondance en cours. » s’affiche et la liste montre aussitôt le nouveau contenu.Changement de groupe : cliquez sur la cellule « Catégorie de connaissances » de la ligne (icône de dossier) pour ouvrir la fenêtre « Modifier la catégorie » ; sélectionnez le groupe cible puis cliquez sur « Confirmer », et le message « N éléments déplacés vers le groupe cible. » apparaît. Pour en déplacer plusieurs d’un coup, cochez-les d’abord (la case d’en-tête sert à « Tout sélectionner sur cette page ») : la barre d’action « N éléments sélectionnés » apparaît, cliquez sur « Modifier la catégorie ».Condition préalable : avant de déplacer des éléments, choisissez « Entreprise » ou « Personnel » dans « Plus de filtres → Portée des connaissances ». Si vous restez sur « Toutes les bases de connaissances », l’action est bloquée et le message « Avant de déplacer des éléments, sélectionnez la base de connaissances de l’entreprise ou votre base personnelle dans Plus de filtres. » s’affiche. Changer de portée recharge la liste et efface les cases cochées : recochez les éléments après avoir choisi la portée.Suppression : « ⋯ » → « Supprimer », puis « Confirmer » dans la boîte de dialogue « Confirmer la suppression » : le message « Suppression réussie » apparaît, la ligne disparaît de la liste et rejoint la corbeille. Suppression par lot : cochez les éléments puis cliquez sur « Supprimer par lot » dans la barre d’action ; la boîte de dialogue indique « Supprimer N éléments sélectionnés ? ».Critère : après l’enregistrement d’une modification, le titre et le contenu affichés dans la liste correspondent aux changements ; après un déplacement, la catégorie de la ligne devient le groupe cible ; après une suppression, l’élément n’apparaît plus dans la liste (vous le retrouvez dans la corbeille).Remarque : si vous changez de vue sans enregistrer, la boîte de dialogue « Ignorer les modifications non enregistrées ? » s’affiche — « Continuer à modifier » conserve votre saisie, « Ignorer les modifications… » l’abandonne et exécute l’action demandée. Les modifications non enregistrées ne sont conservées que dans l’onglet du navigateur en cours.
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Restaurer ou supprimer définitivement depuis la corbeille

Cliquez sur « Corbeille » à droite de la barre de recherche ; la page affiche « Voir les connaissances supprimées, les restaurer ou les supprimer définitivement. ».
  • Restaurer un élément : cliquez sur l’icône de restauration en fin de ligne et confirmez avec « Confirmer la récupération » : le message « Restauration réussie » apparaît et l’élément revient dans la base de connaissances ;
  • Supprimer définitivement un élément : cliquez sur l’icône de suppression en fin de ligne ; la boîte de dialogue « Confirmer la suppression permanente » indique « La suppression permanente de “…” ne peut pas être annulée. Continuez ? ». Cliquez sur « Confirmer la suppression permanente » : le message « Suppression réussie » s’affiche ;
  • Par lot : cochez les éléments pour faire apparaître la barre d’action, puis cliquez sur « Récupération par lots » ou « Supprimer définitivement » ; la boîte de dialogue précise le nombre et les conséquences (« Restaurer les éléments N sélectionnés ? » / « La suppression permanente des éléments sélectionnés N ne peut être annulée. Continuez ? »).
Une fois le traitement terminé, cliquez sur « Retour à la liste des connaissances » en haut à droite pour revenir à la vue précédente.
Vue « Corbeille » de la gestion des connaissances : en haut, le message « Voir les connaissances supprimées, les restaurer ou les supprimer définitivement. » et, à droite, le bouton « Retour à la liste des connaissances » ; chaque ligne comporte à droite deux icônes, de restauration et de suppression définitive
Critère : après une restauration, l’élément disparaît de la corbeille et redevient recherchable par mot-clé depuis la liste ; après une suppression définitive, il n’existe plus dans la corbeille et ne peut pas être récupéré ; corbeille vide, le message « La corbeille est vide » s’affiche.

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Points de contrôle

  • Groupe : la ligne affiche le marqueur « En attente » → cliquez sur « Enregistrer les modifications de groupe » → « Enregistrement réussi » s’affiche et le marqueur disparaît ; une suppression de groupe, elle, retire la ligne immédiatement.
  • Recherche : avec un mot-clé ou un filtre, la liste affiche des résultats et, en bas, « N enregistrements au total · Page X sur Y » ; sans aucun critère, la page affiche « Saisissez un mot-clé ou choisissez des filtres pour commencer la recherche » et ne charge pas toute la base.
  • Déplacement : le message « N éléments déplacés vers le groupe cible. » s’affiche et la « Catégorie de connaissances » de la ligne devient le groupe cible.
  • Suppression et restauration : après une suppression, l’élément part dans la corbeille ; après une restauration, « Restauration réussie » s’affiche et il quitte la corbeille.

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Points d’attention

La suppression définitive dans la corbeille (unitaire ou par lot) est irréversible : aucun retour en arrière n’est possible. Une action par lot ne traite que les lignes cochées : vérifiez le nombre affiché dans « N éléments sélectionnés » avant de confirmer.
La suppression d’un groupe prend effet immédiatement, sans annulation possible ; désactiver un groupe fait que ses connaissances ne sont plus utilisées (effet après enregistrement). Avant d’agir, assurez-vous que ce groupe et ses connaissances ne sont plus nécessaires.
La recherche par mot-clé porte sur toutes les connaissances enregistrées, sans se limiter au groupe ouvert ; seule la sélection d’une « Catégorie de connaissances » la restreint à ce groupe. « Par défaut » est un groupe fourni par le système, toujours activé, qui ne peut être ni renommé, ni supprimé, ni désactivé. La hiérarchie des groupes compte au maximum 4 niveaux.
En arrivant ici via « Voir le résultat » depuis Génération de connaissances, les résultats sont limités par « Tâche source : … » ; cliquez sur « Voir tous les éléments de connaissance correspondant aux filtres » à côté pour retirer ce filtre de tâche tout en conservant les autres. Autre raccourci : cliquer sur la « Source des connaissances » d’un résultat filtre par cette source, plus rapide que d’ouvrir « Plus de filtres » à la main.

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Questions fréquentes

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Pourquoi la liste est-elle vide, sans aucun résultat ?

« Gestion des connaissances » ne lance aucune requête tant que le mot-clé est vide et qu’aucun filtre n’est sélectionné : la page affiche « Saisissez un mot-clé ou choisissez des filtres pour commencer la recherche », afin d’éviter de charger toute la base sans filtre. Saisissez un mot-clé ou choisissez au moins un critère dans « Plus de filtres » (par exemple une « Catégorie de connaissances » ou une « Source ») : la liste se charge. La recherche couvre toute la base, sans se limiter au groupe ouvert.

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Pourquoi « Modifier la catégorie » m’indique-t-il de choisir d’abord une portée de connaissances ?

Tant que « Toutes les bases de connaissances » est sélectionné, le déplacement est impossible : choisissez d’abord « Entreprise » ou « Personnel » dans « Plus de filtres → Portée des connaissances », puis cochez les connaissances à déplacer et cliquez sur « Modifier la catégorie ». Changer de portée recharge la liste et efface les cases cochées : recochez-les après avoir fait votre choix.

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Où vont les connaissances supprimées ? Peut-on les restaurer ?

« Supprimer » dans la liste (unitaire ou par lot) ne fait que placer la connaissance dans la corbeille : elle n’apparaît plus dans la recherche normale. Rendez-vous dans « Corbeille » et cliquez sur l’icône de restauration en fin de ligne (ou sur « Récupération par lots » après avoir coché les éléments) pour la récupérer ; elle redevient alors recherchable par mot-clé. « Supprimer définitivement » dans la corbeille est en revanche une action finale : aucun retour n’est possible.

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Pourquoi mes créations, renommages ou activations/désactivations de groupes semblent-ils sans effet ?

Ces trois types de modifications prennent effet après enregistrement : cliquez sur « Enregistrer les modifications de groupe » en bas de page et attendez « Enregistrement réussi » pour qu’elles soient écrites ; les marqueurs « En attente » et « Activer après l’enregistrement / Désactiver après enregistrement » disparaissent alors. La suppression de groupe fait exception : elle prend effet immédiatement après « Supprimer » dans la boîte de dialogue « Supprimer le groupe de connaissances », sans passer par l’enregistrement.

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Pourquoi « Par défaut » est-il impossible à modifier ? Combien de niveaux de groupes peut-on créer ?

« Par défaut » est un groupe fourni par le système : toujours activé, il ne peut être ni renommé, ni supprimé, ni désactivé, et son interrupteur est inactif ; les autres groupes se modifient et se suppriment normalement via le menu « ⋯ ». La hiérarchie compte au maximum 4 niveaux : au 4e niveau, le menu ne propose plus « Ajouter un sous-groupe ».