> ## Documentation Index
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# 準備作業
> 本番稼働前に準備することをお勧めする4つのベストプラクティス要素です。これは、最初の設計時に、より効果的なAIアシスタントを設計するのに役立ちます。
資料を準備する際は、AIが関与するかどうかを考慮しないでください。現在の業務状況に従って整理し、記述するだけで結構です。
### 1. 実際の対話10セット以上
貴社のビジネスシナリオにおける一般的な対話コミュニケーションの記録です。現在の営業担当者がこのビジネスシナリオで行った典型的なコミュニケーション対話記録で構いません。完全で削除されていない必要があり、少なくとも10セット、多ければ多いほど良いです。コミュニケーションの結果は成約でも未成約でも構いません。最も重要なのは、貴社の役割が典型的な顧客の質問と対応するスクリプトを学習できるように、十分に典型的であることです。営業の操作アクションプロセスも含めることをお勧めします。
**顧客**：こんにちは、そちらのプラットフォームで出店したいのですが、何を用意すればいいですか？\
**営業**：こんにちは、3つの資料が必要です：企業の営業許可証、法人身分証明書、受取口座情報です。（標準ガイドポスターを送信）\
**顧客**：今アップロードしました。見てもらえますか？\
**営業**：はい、確認いたします。（バックエンドにログインしてアップロード記録を照会）\
**営業**：3つの資料すべてが完全に提出されており、ステータスは「審査待ち」になっています。\
**顧客**：審査は一般的にどれくらいかかりますか？\
**営業**：通常3〜5営業日です。不備がある場合は、システムが再提出を促します。\
**顧客**：わかりました。通過した後はどうすればいいですか？\
**営業**：審査通過後、出品者アカウントを作成します。（バックエンドでアカウント生成 → アカウント情報を顧客メールに送信）\
**顧客**：アカウントメールを受け取りました。バックエンドにログインできました。\
**営業**：素晴らしいです。店舗情報を入力して商品をアップロードするだけで、正式に公開できます。\
**顧客**：提出しました。「審査待ち」と表示されています。\
**営業**：はい、商品コンテンツの審査は通常2〜3時間で完了します。まもなく店舗が公開されます。\
**顧客**：わかりました、ありがとうございます。
**顧客**：こんにちは、海外ユーザーです。ここでバーチャルクレジットカードを登録したいのですが、どんな資料が必要ですか？\
**営業**：こんにちは、登録にはパスポート情報、メールアドレス、紐付け可能な銀行カードが必要です。（登録ガイドページのリンクを送信）\
**顧客**：わかりました、パスポートと銀行カードを提出しました。確認してもらえますか？\
**営業**：問題ありません、こちらで確認します。（バックエンドにログイン → 顧客メールを入力 → 提出された登録資料を照会）\
**営業**：パスポートと銀行カード情報が正常にアップロードされているのを確認しました。ステータスは「審査待ち」です。\
**顧客**：審査はどれくらいかかりますか？\
**営業**：通常1〜2営業日です。資料が要件を満たしていない場合、システムが再提出を促すメールを送信します。\
**顧客**：審査通過後、どうやってカードを発行しますか？\
**営業**：審査通過後、バーチャルクレジットカード番号を生成し、メールでお送りします。（バックエンドでカード番号生成 → システムが自動でメール送信）\
**顧客**：そのカードはすぐに使えますか？\
**営業**：はい、バックエンドで有効化を完了するだけで、オンライン決済やECプラットフォームへの紐付けが可能です。\
**顧客**：決済はどう処理されますか？\
**営業**：消費決済は紐付けられた銀行カードから自動的に引き落とされます。請求サイクルは月に1回です。\
**顧客**：わかりました、ありがとう。\
**営業**：どういたしまして。審査の進捗状況を引き続き確認し、更新があればすぐにお知らせします。
**顧客**：こんにちは、先週東京で買い物をした時に免税手続きをしたのですが、いつ振り込まれますか？\
**営業**：こんにちは、免税の進捗状況を確認しますね。（免税システムにログイン → 顧客パスポート番号を入力 → 免税申請記録を照会）\
**営業**：システムによると、免税申請は提出済みです。現在のステータスは「税務機関審査中」です。\
**顧客**：この段階は一般的にどれくらいかかりますか？\
**営業**：通常、審査完了まで5〜10営業日かかります。審査通過後、記入された銀行カード口座に金額が返金されます。\
**顧客**：免税額は全額振り込まれますか？\
**営業**：免税サービス手数料が差し引かれます。金額の約2%〜3%で、残りの部分は全額返金されます。\
**顧客**：自分で確認できますか？\
**営業**：はい、免税レシートに照会URLと番号があります。それを入力すると進捗状況を確認できます。（営業がシステム照会ページをスクリーンショット → 顧客に送信）\
**顧客**：もし10日過ぎても振り込まれない場合は？\
**営業**：カスタマーサービスにご連絡ください。日本の免税機関による確認と処理のために、「免税遅延」申請の提出をお手伝いします。\
**顧客**：振り込まれたら通知はありますか？\
**営業**：はい、銀行の入金SMS通知があり、免税機関からもメール通知が届きます。\
**顧客**：わかりました、連絡を待ちます。\
**営業**：問題ありません、免税の進捗状況を引き続き監視し、結果が出次第すぐにお知らせします。
### 2. 企業ドキュメント知識/公式サイト
AIに応答知識を記録させる必要がある、貴社のナレッジファイルです。「よくある質問集（QA表/FAQ表）」のように、質問と回答の形式で提供するのが最適です。1つの質問に1つの回答が対応します。理想的なのは、公式的な書面表現ではなく、日常的な言語表現に沿った内容を提供することです。
| 質問 Question | 回答 Answer |
| :----------------------- | :------------------------------------------------------------------------------------ |
| 登録にはどんな資料が必要ですか？ | 有効な身分証明書（パスポート/IDカード）、連絡先、支払口座が必要です。企業出品者の場合は、営業許可証と法人情報も必要です。 |
| 現在いくつの通貨に対応していますか？ | 現在、米ドル、日本円、ユーロ、人民元など主要10通貨に対応しています。その他の通貨についても確認可能です。 |
| 資格審査は厳しいですか？ | 出品者審査は3〜5営業日で完了します。資料がコンプライアンスに適合していれば問題ありません。 |
| 処理の進捗状況はどうやって確認しますか？ | ユーザーはバックエンドの「マイアカウント-進捗照会」ボタン機能からリアルタイムでステータスを確認できます。 |
| 免税手続きの流れは？ | 請求書、輸出申告書、申請書を提出する必要があります。審査後、元の支払口座に返金されます。 |
| 医療予約はどう操作しますか？ | ユーザーはまずプラットフォームで病院の診療科と時間を選択し、身分証明書と病歴情報を提出します。確認後、予約番号が生成されます。一部の項目は前払いが必要です。 |
| プラットフォーム/サービス手数料はいくらですか？ | 業務によって異なります：一般的に5%〜15%。美容製品はさらに5%追加されます。 |
| 回収または返金サイクルはどれくらいですか？ | 代金回収サイクルは7〜14日です。通常5〜20営業日で着金します。予約キャンセルの返金処理には3〜7営業日かかります。 |
| 遅延や問題が発生した場合はどうすればいいですか？ | バックエンドの「進捗照会」またはチケット提出でカスタマーサービスに連絡できます。請求書とバウチャーを持ってサービスポイントに行くか、オンラインで申し立てることもできます。 |
| どの言語サービスに対応していますか？ | システムは中国語、英語に対応しています。一部のシナリオでは日本語、韓国語などの多言語に対応しており、クロスボーダーユーザーの操作を容易にしています。 |
| ... | ... |
### 3. 専任AIメンター担当者
導入の進捗調整とAIトレーニングを実現するために、企業の専任担当者を1名指名してください。その方はAIのメンター（リーダー）として定義され、メンター権限が付与されます。AIのその後の指導を担当し、つまりAIが日常的な問題に遭遇した際、その方に報告し教えを請うことになります。日報や週報もデフォルトでこのリーダーの同僚に送信され始めます。もちろん、より良いAIトレーニング効果を実現するために、いつでもより適切なメンターに変更することを選択できます。
### 4. 導入が必要な既存の業務フロー図
AIに現在の業務ワークフローを理解させ、AIの役割理解を促進するためのフロー図です。重要なノードと対応する部門（またはメンバー）の区分を含む、順次進行する業務運営プロセスが必要です。例えば、A部門が処理した後、XノードでB部門に転送されるなど。具体的な状況に応じて補足してください。簡単な自然言語を使用することもできますが、フロー図を使用して提示することをお勧めします。
**営業部**
1. 営業担当者が出品者の問い合わせを受ける。
2. 出品者にプラットフォーム入居ポリシーと必要資料を説明する。
3. 出品者の資料収集と提出を支援する。\
→ 資料提出後、プロセスは **審査部** に転送される。
**審査部**\
4\. 審査担当者が資料の完全性をチェックする。\
- 不完全な場合 → 営業部に返却し、出品者に補足を依頼。\
- 完全な場合 → 次のステップへ。\
5\. 審査担当者がコンプライアンスと資格を確認する。\
- 不合格の場合 → カスタマーサービス部に通知し、出品者にフィードバック。\
- 合格の場合 → 運営部に転送。
**運営部**\
6\. 出品者アカウントを作成する。\
7\. 店舗を開設し、公開を完了する。\
→ 公開後、プロセスは **カスタマーサービス部** に転送される。
**カスタマーサービス部**\
8\. カスタマーサービス担当者が出品者に審査結果を通知する。\
9\. その後の運営サポートとトレーニングを提供する。\
→ ループ完了。
