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# 准备工作
> 上线前先准备真实对话、企业知识、AI 导师和业务流程，让 AI 更快学会你的业务。
准备资料时，不需要先把内容写成“AI 能看懂”的样子。你只要按真实业务整理，我们会再把这些材料转成适合 AI 学习和执行的结构。
## 先准备真实对话
最有价值的材料不是漂亮的介绍文案，而是真实客户怎么问、同事怎么答。请准备至少 10 组完整对话，成交和未成交都可以。不要只保留“好看的回答”，因为 AI 也需要学习客户犹豫、追问、拒绝和转化的过程。
如果销售在对话中做了后台查询、发海报、生成账号、转交审核等动作，也请保留下来。这些动作能帮助 AI 理解“回答之外还需要做什么”。
**客户**：你好，我想在你们平台开店，请问需要准备什么？\
**销售**：您好，需要三份资料：企业营业执照、法人身份证明和收款账户信息。（发送标准指引海报）\
**客户**：我刚刚上传了，你能帮我看看吗？\
**销售**：好的，我帮您确认。（登录后台查询上传记录）\
**销售**：我看到三份资料都已提交完整，状态是“待审核”。\
**客户**：审核一般多久？\
**销售**：通常 3–5 个工作日。如果有缺失，系统会提示您重新补交。\
**客户**：好的，那通过以后要怎么做？\
**销售**：审核通过后，我们会为您创建卖家账号。（后台生成账号 → 将账号信息发送至客户邮箱）\
**客户**：我收到了账号邮件，已经能登录后台了。\
**销售**：很好，您只需要填写店铺信息并上传产品，就可以正式上线。\
**客户**：已经提交了，显示在“待审核”。\
**销售**：是的，产品内容审核一般 2–3 小时就会放行，您的店铺很快就能上线了。\
**客户**：好的，谢谢您。
**客户**：你好，我是国外用户，想在你们这里注册虚拟信用卡，请问需要什么资料？\
**销售**：您好，注册需要您的护照信息、邮箱地址以及一张可绑定的银行卡。（发送注册指引页面链接）\
**客户**：好的，我刚刚提交了护照和银行卡，你能帮我确认一下吗？\
**销售**：没问题，我这边帮您查看。（登录后台 → 输入客户邮箱 → 查询提交的注册资料）\
**销售**：我看到您的护照和银行卡信息已经上传成功，状态显示“待审核”。\
**客户**：审核一般多久？\
**销售**：通常 1–2 个工作日，如果资料不符合，系统会发送邮件提醒您重新提交。\
**客户**：通过审核后，我要怎么开卡？\
**销售**：审核通过后，我们会为您生成虚拟信用卡号，并通过邮箱发给您。（后台生成卡号 → 系统自动发送邮件）\
**客户**：那卡片可以马上使用吗？\
**销售**：是的，您只需要在后台完成激活，就可以在线支付或绑定电商平台。\
**客户**：结算是怎么处理的？\
**销售**：消费结算会自动从您绑定的银行卡扣款，账单周期为每月一次。\
**客户**：明白了，谢谢你。\
**销售**：不客气，稍后我会持续关注您的审核进度，并第一时间通知您。
**客户**：你好，我上周在东京购物时办理了退税，想问一下什么时候能到账？\
**销售**：您好，我帮您查一下退税进度。（登录退税系统 → 输入客户护照号 → 查询退税申请记录）\
**销售**：系统显示您的退税申请已提交，目前状态是“税务机构审核中”。\
**客户**：这个阶段一般多久？\
**销售**：通常需要 5–10 个工作日完成审核。审核通过后，金额会退回到您填写的银行卡账户。\
**客户**：退税金额会全部到账吗？\
**销售**：会扣除退税服务费，大约是金额的 2%–3%，其余部分会全额退回。\
**客户**：我能自己查询吗？\
**销售**：可以，您在退税凭条上有查询网址和编号，输入之后就能看到进度。（销售截图系统查询页面 → 发送给客户）\
**客户**：如果超过十天还没有到账呢？\
**销售**：您可以联系我们客服，我们会帮您提交“退税延迟”申请，由日本退税机构核实处理。\
**客户**：到账后会有提示吗？\
**销售**：是的，银行会有入账短信通知，您也会收到退税机构的邮件提醒。\
**客户**：好的，那我等消息。\
**销售**：没问题，我会持续关注您的退税进度，有结果会第一时间通知您。
## 再整理企业知识和官网资料
把 AI 必须知道的规则整理出来，例如产品说明、服务流程、报价规则、售后政策、官网页面、FAQ 表格。能写成 QA 就尽量写成 QA，一个问题对应一个答案。
这里有一个很重要的判断标准：客户不会照着内部制度提问，所以答案也不要只用内部文件口吻。尽量把问题写成客户真的会说的话，把答案写成客服或销售可以直接发出去的话。
| 问题 Question | 答案 Answer |
| :-------------- | :------------------------------------------------- |
| 注册需要哪些资料？ | 需要提供有效身份证明（护照/身份证）、联系方式、支付账户；若为企业卖家，还需提供营业执照及法人信息。 |
| 你们目前支持多少个币种？ | 目前主流的10大币种例如美金，日元，欧元，人民币都是支持的。其他的币种我们也可以帮您查看。 |
| 资质审核严格吗？ | 卖家审核 3–5 个工作日完成，只要资料合规都没问题的。 |
| 处理进度如何查询？ | 用户可通过后台"我的账户-进度查询”按钮功能实时查看状态。 |
| 退税流程是怎样的？ | 需提交发票、报关单与申请表，审核后款项退回您的原来的支付账户。 |
| 医疗预约怎么操作？ | 用户需先在平台选择医院科室和时间，提交身份证件和病历信息，确认后即可生成预约号，部分项目需预缴费用。 |
| 平台/服务佣金或手续费是多少？ | 根据业务不同收取：一般 5%–15%。美妆产品额外增加5%。 |
| 回款或退款周期多久？ | 货款周期为 7–14 天；款项一般在 5–20 个工作日到账；取消预约退款需 3–7 个工作日处理。 |
| 如果遇到延迟或问题怎么办？ | 可通过后台“进度查询”或提交工单联系客服；可携带发票与凭证前往服务点或通过线上申诉。 |
| 支持哪些语言服务呢？ | 系统支持中文、英文，部分场景支持日语、韩语等多语言，以方便跨境用户操作。 |
| ... | ... |
## 指定一位 AI 导师
请指定一位真正熟悉业务的人作为 AI 导师，也就是 Leader。AI 遇到不确定问题时，会优先向这位导师请教；日报、周报和关键提醒也会默认发给他。
这个角色不一定是老板，但必须能判断业务口径是否正确。如果后续发现另一个人更适合带教，也可以再调整。
## 最后补一份业务流程
AI 不只需要知道“怎么回答”，还要知道“这件事接下来流向哪里”。请用简单语言或流程图说明关键节点：客户先找谁、资料由谁审核、什么时候转交、什么情况要升级、完成后由谁通知客户。
不需要画得很正式，只要能让一个新同事看懂业务怎么流转，就足够帮助 AI 建立工作理解。
**销售部**
1. 销售人员接收卖家咨询。
2. 向卖家说明平台入驻政策和所需资料。
3. 协助卖家收集并提交资料。\
→ 资料提交后，流程转交给 **审核部**。
**审核部**\
4\. 审核人员检查资料完整性。\
- 如果不完整 → 返回销售部，请卖家补充。\
- 如果完整 → 进入下一步。\
5\. 审核人员核查合规性和资质。\
- 如果未通过 → 通知客服部反馈卖家。\
- 如果通过 → 转交运营部。
**运营部**\
6\. 创建卖家账号。\
7\. 开通店铺，并完成上线。\
→ 上线后，流程转交给 **客服部**。
**客服部**\
8\. 客服人员通知卖家审核结果。\
9\. 提供后续运营支持和培训。\
→ 完成闭环。
